Шаг 4. Настройка уведомлений
Шаг 3. Назначение исполнителей процесса согласования
Шаг 2. Настройка маршрута согласования
Шаг 1. Включение документа в процесс согласования
Во вкладке Разрешения и уведомления установить необходимые галки. В разрешенных реквизитах выбрать реквизиты, которые будут доступны для редактирования в возвращённых на доработку заявках.
Также необходимо добавить событие, если документ по каким-то причинам может быть отклонен.
Во вкладке «Настройка событий процесса» в столбце «Событие» выбрать «При выполнении задачи в очереди если не согласовано», в значении реквизита «Отклонен», номер очереди соответствующий роли во вкладке «Карта маршрута согласования».
Создать или выбрать «Роль исполнителя» и «подразделение исполнителя».
Во вкладке «Настройка событий процесса» в столбце «Событие» выбрать «При выполнении задачи в очереди если согласовано», в значении реквизита «Утвержден», номер очереди соответствующий роли во вкладке «Карта маршрута согласования».
Для ролей, которые будут на окончательном этапе утверждать заявки, условия схожи с условиями согласования описанными выше, за исключением:
В условиях установить состояние «Согласован», «Утвержден» и сгруппировать в группу «Или».
Далее необходимо добавить в событие «При выполнении задачи в очереди если согласованы все задачи очереди», в действии «Изменить реквизит объекта согласования», в «Имя реквизита» выбрать «Реквизит.Состояние», в значении выбрать «Состояние объекта», установить «Согласован». Установить номер очереди согласно номеру очереди из вкладки «Карта маршрута согласования».
ВАЖНО: СОБЛЮДАТЬ НОМЕР ОЧЕРЕДИ!!!
Во вкладке «Карта маршрута» номер очереди роли и подразделения должен совпадать с номером очереди во вкладке «Настройка событий процесса».
Номер по порядку (графа №) не имеет значения для процесса согласования. Для удобства отображения последовательности можно строки перемещать вверх или вниз, для этого можно использовать кнопки со стрелками отмеченные на скрине выше.
Далее необходимо добавить событие «При выполнении задачи в очереди если не согласовано», в действии «Изменить реквизит объекта согласования», в «Имя реквизита» выбрать «Реквизит.Состояние», в значении реквизита выбрать «Состояния объектов», указать «Отклонен». Установить номер очереди согласно номеру очереди из вкладки «Карта маршрута согласования».
Далее необходимо добавить в событие «При выполнении задачи в очереди если согласовано», в действии «Изменить реквизит объекта согласования», в «Имя реквизита» выбрать «Реквизит.Состояние», в значении реквизита выбрать «Состояния объектов», указать «Частично согласован». Установить номер очереди согласно номеру очереди из вкладки «Карта маршрута согласования».
Далее необходимо настроить события процесса.
События «Перед стартом» — «Заблокировать объект согласования» и «При завершении, если не согласовано» — «Разблокировать объект согласования» заполняются автоматически, чтобы исключить возможность редактирования документа в процессе согласования.
Перед заполнением раздела «Настройки событий процесса» необходимо добавить разрешенный реквизит «Состояние», нажать клавишу «Ок».
На следующем этапе необходимо создать и/или выбрать «Роль исполнителя» и Подразделение. Для параллельного согласования установить галку. Без галки согласование будет последовательным согласно очереди.
Такие условия необходимо прописать для каждой роли исполнителя (согласованта) который будет участвовать в процессе согласования.
Далее необходимо выделить три условия «Подготовлен», «Частично согласован», «Согласован», нажать кнопку «Сгруппировать условия» и выбрать «Или». Далее записать и закрыть.
В процессе согласования, если кто-то еще не согласовал документ, будет статус «Частично согласован». Когда все участники согласуют документ статус изменится на «Согласовано».
Далее необходимо добавить элементы со значением «Частично согласован» и «Согласован».
Далее необходимо добавить элемент «Состояние», выбрать какой статус будет у документа на этапе согласования. В созданном документе статус «Подготовлен». Для этого добавляем новый элемент состояние, вид сравнения «Равно» и значение «Подготовлен».
Есть возможность сортировать по подразделениям.
Для этого нажать на клавишу «Добавить новый элемент», выбрать из списка реквизит «Подразделение», вид сравнения «Равно», в графе «Значение» выбрать необходимое подразделение.
Если условие по подразделениям не установлено, то заявки будут от всех подразделений.
В первую очередь необходимо указать состояние документа, в каком состоянии он поступит в задачи к согласованту. Для этого необходимо из списка выбрать «Проведен», вид сравнения «Равно», значение «Да».
В этой форме создаем новые условия для тех кто будет согласовывать заявки. Нажать клавишу «Добавить новый элемент».
Во вкладке «Карта маршрута согласования» необходимо добавить условие, нажать клавишу «Добавить». В окне «Условия согласования» нажать кнопку «Создать».
Необходимо заполнить исполнителей для ролей и подразделений исполнителей организаций, указанных в карте маршрута процесса согласования. Т. е. для каждой пары «Роль исполнителя/Подразделение исполнителя» в строках карты маршрута согласования необходимо указать пользователя или пользователей, для кого будут созданы задачи согласования.
Во вкладке «Заполнить настройки оповещения исполнителей задач» необходимо указать адрес электронной почты или другие способы оповещения для пользователей процесса согласования объектов.
Если документ могут согласовывать несколько сотрудников, то нужно добавить строку, продублировать «Роль исполнителя» и «Подразделение исполнителя», указать ФИО сотрудника в графе «Исполнитель», номер очереди должен быть одинаковым. В этом случае документы на согласование будут поступать одновременно в задачи к этим сотрудникам. Если один согласует, то у другого из задач уйдет.
Нажать кнопку «Заполнить» для автоматического заполнения полей «Роль исполнителя» и «Подразделение исполнителя» заполненных в разделе «Процессы согласования». Далее указать ФИО сотрудника, который будет согласовывать объект. Установить галку напротив ФИО и нажать кнопку «Записать исполнителей».
В главном окне помощника согласования нажать на «Заполнить исполнителей ролей и подразделений». Убрать галочку «Показывать роли без исполнителей», в поле «Процесс согласования» выбрать наименование необходимого объекта согласования.
В главном окне помощника согласования нажать на «Добавить процесс согласования», клавишу «Создать». В окне «Процессы согласования (создание)» выбрать «Тип обьекта согласования» из выпадающего списка.
После выбора необходимого документа остальные поля заполнятся автоматически. Нажать клавишу «Записать и закрыть».
Нажать на «Добавить тип согласования», клавишу «Создать», откроется окно. В поле «Тип объекта согласования» необходимо выбрать объект: справочник или документ для согласования.
Помощник настройки согласования находится в подсистеме «Согласование».
Помощник настройки согласования